La version 2.4 des spécifications externes du PPF décrivent avant tout la façon dont le PPF fonctionnera dans son interaction avec les entités publiques ou privées qui l’utiliseront, directement ou au travers d’Opérateurs de Dématérialisation (OD). Elles décrivent aussi les interactions avec les Plateformes de Dématérialisation Partenaire dans le cadre de l’interopérabilité des échanges de factures et statuts de cycle de vie entre le PPF et les PDP mais aussi pour la transmission des données requises par l’Administration fiscale (flux 1, flux 10) ainsi que pour la mise à jour et la synchronisation de l’Annuaire. Plus de 200 pages de texte et schémas, des annexes excel, des swaggers, qui peuvent donner un sentiment de complexité. Pour accompagner la lecture ou en extraire l’essentiel, Il m’est apparu nécessaire de décrire le fonctionnement général de la réforme, du point de vue des utilisateurs, par thèmes. A commencer par l’adressage et l’annuaire.

I            Parce que ça doit rester simple

La mise en œuvre de la réforme repose sur une normalisation des échanges de facture au travers de l’utilisation d’adresses électroniques de réception de facture, tout comme on a des adresses postales pour les factures papier, et très souvent des adresses email pour les factures PDF.

Les adresses électroniques applicables pour la Réforme commenceront toutes par le numéro de SIREN de l’entreprise. La première adresse naturelle sera le SIREN. Ensuite d’autres adresses pourront être utilisées et auront 2 formes distinctes :

• Soit SIREN_SIRET ou SIREN_SIRET_CODE_ROUTAGE (CODE_ROUTAGE correspondant à Code Service Exécutant pour le secteur public), surtout pour les entités publiques, mais potentiellement pour les entités privées qui souhaitent organiser des adresses de réception par établissement.
• Soit SIREN_SUFFIXE, la valeur du SIFFIXE étant à la main de l’entreprise, par exemple pour distinguer ses achats entre différentes activités, pour distinguer certains types d’achats (par exemple les achats de production déjà en EDI, des achats de frais généraux), voire pour distinguer les factures reçues de ses acheteurs en autofacturation de ses factures d’achat.

Les entreprises doivent définir les adresses électroniques de réception de factures en fonction de leurs besoins et de leurs systèmes d’information, la bonne pratique étant d’en avoir un nombre très limité, voire pour la plupart une seule : SIREN. Ainsi on évite d’avoir à en gérer la maintenance pour réduire les interactions avec les fournisseurs qui vont chercher les bonnes adresses à utiliser. Les adresses de type SIREN_SUFFIXE sont donc plus adaptées aux besoins des entreprises privées, car uniquement fonctionnelles et indépendantes de l’organisation territoriale (quand on passe en électronique, il n’y a plus à se préoccuper de la gestion de factures papier transmises à des adresses postales physiques).

En particulier, le choix d’une structure calée sur l’organisation physique de l’entreprise (des établissements et des services qui y sont attachés) oblige à en changer à chaque déménagement et changement d‘organisation interne, sachant que toute modification est source de perturbation. Ce n’est donc pas une bonne pratique pour les entreprises privées, a minima celles pour lesquelles la gestion des factures est transverse à leurs établissements.

Il est aussi important de rappeler que l’adresse électronique est là pour trouver la bonne entrée dans l’entreprise destinataire (le bon système, le bon processus de traitement), et qu’il existe d’autres informations dans la facture permettant ensuite d’en d’organiser et d’affiner le traitement et le workflow de validation (bon de commande, bon de livraison, Référence acheteur pour distinguer des Business Unit ou des services en charge, Référence de contrat, …).

Une fois les adresses électroniques définies, la PDP ou le PPF en charge de ces adresses, sachant qu’elles peuvent être confiées à des plateformes diverses, va mettre à jour l’Annuaire PPF qui disposera donc de TOUTES les adresses atteignables de TOUS les assujettis à la TVA et de TOUTES les entités publiques.

Ces adresses électroniques, ainsi que les informations relatives aux SIREN, le cas échéant SIRET et CODE_ROUTAGE, seront publiques et donc disponibles pour TOUTES les entreprises, au travers de leur PDP / PPF.

Elles pourront donc mettre à jour leurs référentiels de clients destinataires (voire fournisseur pour celles qui pratiquent l’autofacturation), et ainsi disposer des informations nécessaires pour adresser leurs factures, et en premier lieu l’adresse électronique de réception de factures à renseigner dans la facture dans le bloc Acheteur.

Grâce à l’annuaire, toutes les entreprises pourront trouver les adresses de réception de factures de leurs destinataires à jour et les utiliser. Enfin l’Annuaire permettra aux PDP/PPF émettrice de déterminer automatiquement qui est la PDP / PPF destinataire pour leur transmettre la facture en interopérabilité. En cas de changement de PDP / PPF, les adresses restent les mêmes, ce qui est donc totalement transparent pour les émetteurs et assurent la portabilité des adresses électroniques.

Voilà l’essentiel pour les utilisateurs. Maintenant pour comprendre un peu plus comment ça marche et bien se préparer, la suite peut être utile.

II          Quel système d’adressage pour la réforme

Les factures sont des documents partagés entre plusieurs acteurs, à commencer par le Vendeur et l’Acheteur, et qui sont donc créées par ou pour le compte du Vendeur, pour être transmis à l’Acheteur.

Qui dit transmission, implique de trouver une façon d’identifier le destinataire et la façon de l’atteindre. Quand les factures sont transmises par La Poste, on utilise une adresse physique, elle-même composée de plusieurs données :

• la dénomination de l’entité destinataire,
• des lignes d’adresse permettant de définir un lieu physique (rue, n°, bâtiment, quartier), un Code Postal, une Ville, un Pays,
• et potentiellement un service au sein de l’entité destinataire, ou le nom d’un destinataire interne.

Lorsqu’on s‘échange une facture par email, on utilise une adresse électronique de type xxxx@masociete.zz, masociete.zz permettant une concentration des emails vers la porte de l’entreprise, puis le « xxx » venant organiser une distribution vers la bonne personne ou le bon service  au sein de l’entreprise. Il est d’ailleurs recommandé d’utiliser des adresses fonctionnelles de type « factures_fournisseurs@masociete.zz » plutôt que d’utiliser des adresses personnelles, puisque les personnes changent.

Dans le secteur public, ChorusPro a défini un système d’adressage reposant sur 2 composantes : le n° de SIRET (qui s’identifie à une « structure »), et le cas échéant un Code Service Exécutant, lui-même rattaché au SIRET, qui se vit comme une maille inférieure de routage pour atteindre le bon service, auquel est d‘ailleurs attaché une adresse physique qui peut être différente de celle du SIRET auquel il se rattache, et qui peut avoir ses propres processus de traitement et de validation de factures.

Pour les entreprises, le premier besoin est donc de disposer d’une adresse de réception des factures. Pour ce faire, l’adresse racine choisie est le SIREN. Toutefois, les entreprises peuvent avoir besoin de plusieurs adresses de réception de factures, par exemple parce qu’elles ont différents systèmes de gestion, pour différentes activités, ou parce qu’elles souhaitent faire appel à plusieurs PDP / PPF, ou parce qu’elles ont besoin de différencier des processus d’achat différents.

Pour ce faire, il est donc nécessaire de permettre différentes adresses de facturation attachées à une même société (un SIREN donné). Ceci conduit donc à définir des adresses électroniques de réception de factures sous la forme « SIREN_XXXX », XXX venant diversifier les adresses suivant différentes logiques :

• Soit de façon libre, l’entreprise choisissant ses adresses suivant ses besoins : la forme est alors SIREN_SUFFIXE
• Soit de façon alignée sur l’organisation en établissement et services s’y rattachant :
  • La forme est alors SIREN_SIRET si l’entreprise souhaite organiser sa réception de factures par établissement (en gérant les changements d’adresse en cas de déménagement).
  • La forme SIREN_SIRET_CODE_ROUTAGE si l’entreprise souhaite diversifier ses adresses à l’intérieur de chaque établissement au travers d’un CODE_ROUTAGE.
  • Il est important de noter que ce mode d’adressage est en fait directement hérité de l’existant ChorusPro, et est surtout adapté au besoin des entités publiques.

Finalement, ceci est assez similaire à la gestion des adresses email : une racine qui identifie l’entreprise (SIREN), un complément qui permet de disposer de plusieurs adresses dans une organisation (SUFFIXE, SIRET ou SIRET_CODE_ROUTAGE.

Ceci étant posé, il y a 2 façons de déterminer l’adressage d’une facture :

• Soit en fournissant directement l’adresse électronique sous la forme SIREN ou SIREN_XXX dans une donnée de la facture prévue pour cela (adresse électronique de l’acheteur, BT-49).
• Soit en renseignant différentes données qui vont permettre de trouver une adresse électronique correspondante ou la plus proche, à savoir :
  • Le n° de SIREN du destinataire (qui est obligatoire de toute façon). Il se positionne en donnée BT-47 de modèle de données de la facture (identifiant légal de l’acheteur)
  • Le n° de SIRET du destinataire (si nécessaire). Il est prévu de le renseigner en donnée BT-46 (Identifiant privé de l’acheteur), avec un qualifiant = 0009 qui signifie que c’est un SIRET.
  • Le Code_Routage du destinataire (si nécessaire). Il est prévu de le renseigner aussi en donnée BT-46 (Identifiant privé de l’acheteur), avec un qualifiant = 0224 qui signifie que c’est un Code_Routage. Pour renseigner à la fois un SIRET et un Code_Routage, il faut utiliser le profil étendu EXTENDED-CTC-FR, et donc contenant aussi les lignes de factures sous forme structurée (cf LES ESSENTIELS à suivre sur les formats).

Ce mode est celui utilisé aujourd’hui pour le secteur public, qui s’appuie en pratique sur le couple SIRET / CODE_ROUTAGE (Service Exécutant) pour distribuer les factures aux bonnes entités publiques, voire aux bons Services Exécutants.

III         L’Annuaire du PPF, pour quoi faire

Une fois défini un schéma d’adressage, c’est-à-dire comment les adresses électroniques des destinataires de factures sont construites, il faut pouvoir les utiliser le plus largement possible.

La première option est de laisser chaque entreprise prévenir ses contreparties des adresses électroniques à utiliser, ce qui est la situation actuelle d’ailleurs. Il faut donc que tout le monde prévienne tout le monde, un par un, et que chacun construise son référentiel d‘adresses de ses contreparties sur ces bases, puis les maintiennent dans le temps. A plus de 4 millions d’entreprises concernées, on comprend que ceci peut nécessiter beaucoup d’énergie.

Il y a beaucoup plus simple. Dès lors que l’adressage est normalisé sur sa forme : il suffit de construire un lieu commun où toutes les entreprises viennent indiquer quelles sont leurs adresses électroniques de réception de factures, en les maintenant à jour. Dès lors que cet espace est public, tous les émetteurs de factures peuvent y trouver les adresses électroniques de réception, par destinataire identifié par son n° de SIREN. Au passage, un tel référentiel, qui est donc un ANNUAIRE, peut fournir d’autres informations, comme par exemple le fait qu’une entité soit publique ou privée assujettie à la TVA.

Cet annuaire permet aussi de soutenir l’interopérabilité entre plateformes en charge des adresses de la réception des factures (les PDP / PPF). Ainsi, chaque adresse de réception de facture est confiée à une et une seule PDP / PPF, et l’annuaire permet à la Plateforme d’émission de déterminer quelle est la plateforme de réception pour organiser l’échange de factures. Ceci permet aussi de garantir la portabilité des adresses électroniques, c’est-à-dire le fait de conserver les mêmes adresses quand on change de PDP / PPF. Ainsi, il n’est plus nécessaire de demander à toutes ses contreparties de mettre à jour les adresses de facturation à chaque changement de prestataire.

IV        Comment fonctionne l’Annuaire

1        Structure de l’Annuaire

Le cœur de l’annuaire est un référentiel d’adresses électroniques de réception de factures, qui sont appelés « Lignes d’annuaire » dans l’annexe 3 (où chaque donnée est identifiée par un code fourni entre parenthèse ci-dessous).

Ces lignes d’annuaire (DG-7) sont constituées des éléments suivants :

• L’adresse électronique elle-même, appelée « Identifiant d’adressage » (DT-7-5-1), sous la forme SIREN, SIREN_SUFFIXE, SIREN_SIRET ou SIREN_SIRET_CODE_ROUTAGE, qui est ensuite indexée par :
• Le numéro de SIREN (DT-7-5-1-1) et
  • Soit le numéro de SIRET, si utilisé (DT-7-5-1-2), complété éventuellement du Code_Routage (DT-7-5-1-3).
  • Soit le SUFFIXE (DT-7-5-1-4).
• La période d’effet de cette adresse électronique, composée de :
  • La date de début de prise d’effet, obligatoire, et qui permet le cas échéant d‘annoncer qu’une adresse va être effective dans quelques jours / semaines (par exemple en cas de création).
  • La date de fin de prise d’effet, qui est surtout là pour organiser le transfert de prise en charge de l’adresse d’une PDP / PPF à une autre.
• Un motif de présence de l’adresse électronique dans une consultation de l’annuaire (surtout utile pour ceux qui construisent leur propre annuaire synchrone avec l’annuaire PPF :
  • C pour dire que l’adresse est active
  • P pour dire que l’adresse prend effet ce jour (de consultation de l’annuaire)
  • S pour dire que l’adresse n’est plus effective
  • N pour dire que la ligne d’adressage est nouvelle
• Le Matricule de la PDP/PPF en charge de cette adresse, information qui n’est visible que des PDP / PPF.

Ces adresses électroniques de réception de factures sont définies par les entreprises concernées (SIREN), au travers de leur plateforme (PDP ou PPF), qui mettent à jour l’annuaire en conséquence.

A ceci s’ajoute des référentiels utiles pour construire / rechercher ces adresses électroniques (ligne d’annuaire) :

• Un référentiel des SIREN (DG-3), qui sont les SIREN d’entités ASSUJETTIES à la TVA complété des SIREN des structures publiques (B2G). Ainsi, si un SIREN n’est pas présent dans l’annuaire, cela signifie soit qu’il n’existe pas encore, soit qu’il n’est pas assujetti (et donc, qu’il n’est pas dans le périmètre e-invoicing), soit qu’il a été radié.
• Un référentiel des SIRET (DG-4) contenant a minima le SIRET Principal de chaque SIREN présent en base SIREN ci-dessus, ainsi que tous les SIRET pour lesquels une adresse électronique de réception de facture est présente dans le référentiel des lignes d’adressage. Chaque SIRET présent dispose aussi de son adresse physique, permettant des recherches sur ce critère. Cette partie de l’annuaire est mise à jour automatiquement par le PPF au gré de la création ou de la fin de chaque ligne d’adressage.
• Pour les entités publiques, des informations relatives aux spécificités de ces entités disponible dans l’annuaire actuel ChorusPro sont seront aussi présentes, comme l’obligation de fournir un N° d’engagement et / ou un Code Service Exécutants.
• Un référentiel des CODE_ROUTAGE (DG-5), qui doivent d’abord être créés avant de pouvoir être utilisé pour créer une ligne d’annuaire les contenant. Ces CODE_ROUTAGE, qui correspondent aux Codes « Service Exécutant » pour les entités publiques, sont obligatoirement rattachés à un SIRET. Ils peuvent être complétés d’une adresse physique, ce qui n’a aucun sens pour les entités privées, puisque l’adresse est forcément celle de l’établissement (SIRET) auquel le CODE_ROUTAGE se rattache.

Enfin, l’annuaire contient un référentiel des PDP immatriculées (DG-6), permettant aux PDP de se connaître et d’organiser leurs échanges de factures et statuts entre elles. Cette partie de l’annuaire n’est pas publique, mais seulement accessible pour les PDP et le PPF.

2        Initialisation de l’Annuaire

Au démarrage, l’annuaire sera initialisé :

• Pour les entités publiques : tous les SIREN, SIRET des entités publiques, ainsi que les codes « Service Exécutant » actifs, et les couples ou triplets d’identifiant d’adressage (SIREN_SIRET ou SIREN_SIRET_CODE_ROUTAGE).
• Pour les entités privées :
  • tous les SIREN d’entités privées assujetties à la TVA,
  • le SIRETprincipal de chaque SIREN présent ci-dessus,
  • 2 Lignes d’annuaire à savoir avec les identifiants d’adressage (ou adresses électronique de réception de factures) SIREN et SIREN_SIRETprincipal (il est discuté de ne conserver à terme qu’une seule de ces 2 adresses électroniques, a priori SIREN, et de laisser aux entreprises le soin d’en créer d’autres, et le cas échéant de fermer l’adresse initiale SIREN, sachant qu’il faut toujours a minima une ligne d’annuaire active).

3        Comment utiliser l’annuaire pour les entreprises

Ceci étant décrit, pour une entreprise, la gestion de l’annuaire en réception consiste à :

• Définir les adresses électroniques qui lui sont nécessaires.
• Demander à sa PDP / PPF de les créer dans l’annuaire, voire de fermer les adresses créées à l’initialisation
• La mise à jour de la base SIRET automatiquement par le PPF si de nouveaux SIRET sont utilisés pour les nouvelles adresses.
• La création de nouveaux CODE_ROUTAGE obligatoirement attachés à un SIRET actif. Les CODE_ROUTAGE doivent d’abord être créés, pour ensuite pouvoir être utilisés dans adresse électronique.
• A NOTER :
  • Si l’entreprise désactive un CODE_ROUTAGE, alors l’adresse électronique qui le contient sera désactivée et les factures électroniques qui doivent y être adressées seront rejetées.
  • Si un SIRET est fermé (cas d’un déménagement), les adresses électroniques qui s’y réfèrent deviendront inactives au bout d’un moment (le timing restant à préciser).
  • Si un SIREN est inactivé, soit parce que l’entité n’est plus assujettie à la TVA, soit parce que l’entité a été radiée, toutes les adresses électroniques pour ce SIREN seront désactivées.
  • Le cas échéant, l’annuaire peut être utilisé pour vérifier si un fournisseur émetteur de factures est un assujetti à la TVA (par sa simple présence dans la base SIREN).

Ensuite l’utilisation de l’annuaire en émission consiste à :

• Interroger l’annuaire pour synchroniser son référentiel de destinataires de factures (de clients, voire de fournisseurs autofacturés), et y trouver les adresses électroniques de réception des factures.
• Pour la plupart des entreprises, une seule adresse sera présente (SIREN, voire SIREN_SIRETPrincipal), ce qui permettra de ne pas avoir à choisir. Quand il y a plusieurs adresses, soit elles seront suffisamment signifiantes, soit il faudra demander à l’acheteur (plus généralement au destinataire) quelle adresse doit être utilisée.
• Une fois ceci initialisé, la base clients contient les n° de SIREN, les adresses électroniques, et le cas échéant les couples SIRET / CODE_ROUTAGE accessibles.
• Les factures doivent donc contenir en premier lieu les adresses électroniques (le plus souvent dans la donnée « Adresse Électronique de l’Acheteur » : BT-49), et en cas d’absence, le SIRET et le CODE_ROUTAGE dans des données du modèle sémantique européen EN16931 bien identifiées (l’identifiant privé de l’acheteur BT-46 avec un schemeID BT-46-1 égal à 0009 pour un SIRET et 0224 pour un Code _Routage).

V          Comment l’adresse électronique sera-t-elle déterminée par la PDP / PPF émettrice

L’algorithme qui permet à la PDP / PPF émettrice de choisir une ligne d’annuaire est le suivant :

• Si l’adresse électronique est présente dans la facture (en BT-49, adresse électronique de l’acheteur pour une facture à transmettre à un acheteur), et si elle est présente dans l’annuaire et active (date du jour supérieur à la date de prise d’effet et inférieure à la date de fin de prise d’effet si elle existe), alors ce sera l’adresse à retenir. Il n’y a alors aucun contrôle de cohérence ou de présence des données SIRET ou CODE_ROUTAGE dans la facture avec l’adresse électronique renseignée.
• Sinon, une ligne d’adressage sera recherchée en fonction des valeurs de SIREN, et le cas échéant SIRET et CODE_ROUTAGE :
  • Si SIREN, SIRET, CODE_ROUTAGE sont renseignés dans la facture, alors une ligne d’annuaire correspondant à ces 3 valeurs est cherchée (SIREN_SIRET_CODE_ROUTAGE), et doit être active pour être choisie.
  • Sinon, on cherche l’existence d’une adresse SIREN_SIRET (et donc sans CODE_ROUTAGE). Si une telle ligne est trouvée et active, elle est choisie.
  • Sinon, on cherche une ligne SIREN. Si elle est trouvée et active, elle est choisie.
  • Sinon, la facture est rejetée à l’émission et non transmise.

Ainsi, l’organisation des adresses électroniques peut avoir un impact sur la capacité à bien recevoir ses factures. Il est ainsi recommandé de conserver une adresse électronique SIREN, qui permet de recevoir toutes les factures adressées à l’entreprise, quitte à les refuser si elles sont adressées par erreur à l’entreprise.

VI        Utilisation de l’Annuaire PPF en interopérabilité entre PDP

Pour les PDP qui ne seraient pas interopérées via PEPPOL dans les conditions du POC DCTCE, la PDP émettrice découvrira le matricule de la PDP destinataire en charge de la ligne d’adressage en consultant l’Annuaire PPF. Elle devra ensuite utiliser une connexion directe en point à point avec la PDP destinataire, ou la mettre en place pour transmettre la facture, ou indiquer à son client son impossibilité à transmettre la facture.

Pour les PDP qui feront partie de l’interopérabilité en réseau sous gouvernance PEPPOL France, la consultation de l’Annuaire permettra de vérifier que l’adresse électronique est toujours active, puis le mécanisme d’interopérabilité automatique entre PDP s’opèrera à partir de l’adresse électronique présente dans la facture (SIREN ou SIREN_XXX). Cette dernière aura été renseignée dans le registre SML, qui pointera sur le registre SMP pour initier la relation avec la PDP destinataire et échanger factures et messages de cycle de vie, dans les formats du socle minimum et le cas échéant des formats tiers acceptés par le destinataire, tel que référencé dans le SMP.

Tout ceci est surtout compréhensible pour les PDP Point d‘Accès PEPPOL. Pour les entreprises utilisant une PDP membre du Réseau PEPPOL sous gouvernance PEPPOL France, il suffit de comprendre qu’en renseignant l’adresse électronique du destinataire dans la facture (BT-49 pour un acheteur), celle-ci sera transmise au destinataire si l’adresse électronique est correcte et active, et si la PDP destinataire est aussi membre du Réseau PEPPOL, ou bien si c’est le PPF.

VII      Comment organiser ses adresses électroniques

1        Organiser ses adresses de facturation en fonction de ses systèmes et de ses processus de gestion

Pour la plupart des entreprises, notamment PME, la gestion des factures est centralisée, le cas échéant avec un processus de validation en interne exécuté après réception.

Pour rappel, la bonne pratique de traitement des factures reçues est la suivante :

• Réception de la facture et vérification de sa conformité, identification du fournisseur (est-il connu ?), y a-t-il une livraison ou prestation facturable en cours. Si non, la facture peut être refusée et, dans ce cas, non comptabilisée.
• Sinon, la facture est comptabilisée, le Statut « Prise en Charge » peut être posé.
• La facture fait ensuite l’objet d’un processus de rapprochement et / ou de validation. En cas de non-approbation, l’acheteur en informe l’émetteur (statut Litige), et demande soit un avoir partiel ou total soit une facture rectificative.
• Une fois validée, la facture peut être payée.

En particulier, ce n’est pas au fournisseur d’adresser la facture directement à la personne ou au service en charge de sa validation. Il doit la transmettre à l’entreprise destinataire (en général son client), charge à elle ensuite d’organiser son circuit de validation, de comptabilisation et de paiement.

Dès lors, organiser ses adresses de réception de facture par service en charge de la validation n’est pas une bonne pratique, d’autant que ça multiplie les adresses de facturation à gérer pour les fournisseurs et disperse les factures dasn l’entreprises là où une gestion organisée devrait d’abord enregistrer leur réception, en général de façon centralisée pour ensuite tracer leurs traitements.

De plus, il existe de nombreuses références possibles dans une facture permettant de traiter la facture au sein de l’organisation et du système d’information, à commencer par le cadre de facturation (BT-23 dans le modèle sémantique EN16931), le n° de Bon de Commande (BT-13), la Référence Acheteur (BT-10) en général utilisée pour identifier une Business Unit, un n° de Bon de Vente (BT-14), un n° de Bon de Livraison (BT-16), un n° de Bon de réception (BT-15), une Référence de Contrat (BT-12), … Il n’est donc pas nécessaire de confier à l’adresse électronique une fonction de distribution interne pour la validation.

Ensuite, certaines entreprises peuvent avoir plusieurs solutions de gestion des factures, par exemple suite à des rachats de sociétés ou du fait d’activités différentes. Ceci peut nécessiter de différencier ses adresses électroniques de réception, pour, le cas échéant, les confier à des PDP / PPF différentes.

Enfin, l’entreprise peut avoir différents processus d’achat, qui nécessitent de canaliser les factures qui en découlent. Par exemple une solution P2P pour les achats généraux, les achats d’espace media confiés à une agence média, certains achats confiés à une centrale d’achat, la gestion de frais de collaborateurs…

Cela peut alors avoir alors du sens de créer des adresses de réception de factures électroniques pour les canaliser, par exemple SIREN_ACHATPROD, SIREN_ACHATMEDIA, SIREN_ACHATSTELECOM, SIREN_FRAISCOLLABORATEURS, en complément d’une adresse principale SIREN. On voit que c’est la forme SIREN_SUFFIXE qui est alors la plus adaptée.

Lorsque l’entreprise accepte l’autofacturation, il est probablement préférable de ne pas mélanger la réception des factures d’achat avec les factures de vente autofacturées, avec une adresse SIREN_AUTOFACTURE par exemple.

L’intérêt de ces adresses électroniques est aussi qu’elles sont avant tout fonctionnelles, donc indépendantes des établissements de l’entreprise, qui peuvent changer, ainsi que de l’organisation et les personnes en charge des validations. Ce sont donc des adresses plus stables, en faible nombre potentiellement, ce qui est très important pour les émetteurs et la stabilité du système d’adressage.

2        Qu’en est-il de l’utilisation des mailles SIRET et CODE_ROUTAGE

Concernant néanmoins l’utilisation de la structure SIRET / CODE_ROUTAGE, celle-ci est d’abord héritée des spécificités du secteur public qui s’organise sur la base des SIRET (les structures de ChorusPro) et les Codes Service Exécutant permettant de distinguer des sous-entités ou des services en charge de l’achat. Une autre spécificité est que le secteur public commence par un processus d’approbation avant de passer à la comptabilisation, puis au paiement.

Dans le secteur privé, toute facture reçue doit être comptabilisée, sauf si mal adressée (par exemple un vendeur qui se trompe de client, ce qui peut aussi arriver lorsqu’il ne facture pas la bonne société dans un groupe), ou si non conforme (et dans ce cas, ce n’est pas une facture).

Ceci dit, si l’entreprise organise la gestion de ses achats et la gestion de ses factures par établissement, l’utilisation de la maille SIRET peut être utilisée. Si de surcroit, au sein de chaque SIRET, il est nécessaire de distinguer des processus d’achat, des systèmes ou processus d’achat différents, la maille CODE_ROUTAGE peut aussi être utilisée.

Les spécifications externes prévoient d‘ailleurs de pouvoir utiliser des CODE_ROUTAGE se référant à des référentiels spécifiques, comme des GLN, des codes Odette, des codes DUNS… Toutefois, le PPF ne tolère pas ce type de CODE_ROUTAGE, ce qui impose d’être certain de ne pas choisir le PPF pour les lignes d’annuaire correspondantes.

N’oublions pas enfin, que rien n’empêche d’utiliser des SUFFIXES correspondant à des GLN par exemple, si ceci a une utilité, pour avoir directement des adresses de type SIREN_GLN.

Il pourrait arriver que certaines entreprises souhaitent utiliser le CODE_ROUTAGE pour identifier un service en charge de la validation des factures au sein de son organisation. Outre le fait que ceci peut tout aussi bien s’organiser avec une adresse de type SIREN_SUFFIXE, la Référence Acheteur (BT-10) du modèle sémantique EN16931 est spécifiquement là pour cela, sans qu’il soit nécessaire de l’intégrer dans l’adresse électronique. Et c’est d’ailleurs dans ce champ que le Code Service Exécutant est fourni dans ChorusPro pour l’instant, avant qu’il soit demandé de le déplacer en BT-46 (Identifiant privé de l’acheteur) récemment.

En pratique, l’intérêt essentiel des mailles SIRET et CODE_ROUTAGE pour le secteur privé est que si les fournisseurs ne renseignent pas l’adresse électronique du destinataire dans la facture, mais qu’ils renseignent un n° de SIRET et un CODE_ROUTAGE, alors le mécanisme de l’annuaire peut trouver la bonne ligne d’annuaire ou une ligne d’annuaire approchée.

Il est important de compléter ce point du fait que pour des raisons de fonctionnement de l’interopérabilité l’adresse électronique du destinataire sera exigée dans les factures dans la gouvernance de l’interopérabilité en réseau PEPPOL France. Charge aux entreprises émettrices de veiller à gérer ces adresses électroniques et à les renseigner dans les factures.

Pour compléter, il peut arriver que le fournisseur souhaite renseigner le SIRET livré de son client du fait qu’il livre à un établissement donné. Par contre, l’acheteur peut très bien souhaiter que ses factures soient transmises à son établissement principal pour traitement. Le fait de renseigner l’adresse électronique dans la facture permet de ne pas faire jouer au SIRET présent dans la facture un rôle d’adressage de factures, mais juste d’identification de l’établissement en charge de la commande ou de la livraison.

Enfin, en cas de changement de SIRET, il sera nécessaire de créer les adresses électroniques de réception de factures correspondantes et de prévenir tous les fournisseurs qui ne seraient pas vigilant de la modification des adresses électroniques ou SIRET / CODE_ROUTAGE à opérer dans leurs propres référentiels.

3        L’utilisation des adresses électroniques pour les tiers

Dans certains cas d’usage, il est prévu de transmettre les factures non pas à l’acheteur mais à un tiers dit « Facturé À », dès lors qu’il est présent dans l’annuaire (donc assujetti). Dans ce cas, l’Acheteur ne reçoit pas la facture.

Ce tiers peut être un prestataire à qui l’acheteur a confié la gestion opérationnelle de ses factures, comme un Centre de Services Partagés (donc situé en France car assujetti), ou bien un tiers à qui l’on souhaite confier une pré-validation de la facture comme dans le cas de co-traitance B2B (Cas d’usage 14).

Comme ce tiers dispose de ses propres adresses pour la réception de ses factures d’achat, on voit rapidement qu’il pourrait être confusant qu’il reçoive sur la même adresse électronique ses factures d’achat et les factures d’achat de ses clients qu’il traite ou vise pour leur compte.

La structure SIREN_SIRET_CODE_ROUTAGE semble là aussi mal adaptée à ce besoin, et il paraît préférable d’opter pour une adresse de type SIRENdutiers_Client1, SIRENdutiers_Client2, … (sachant qu’il pourrait être naturellement choisi d’utiliser le SIREN du client pour la partie « Client1 », ce qui peut introduire une certaine confusion) ou bien SIRENdutiers_activitéCSP s’il souhaite concentrer la réception de toutes les factures de ses clients sur une seule adresse électronique (peut-être moins sécurisé en termes d’étanchéité entre ses clients néanmoins).

Il existe toutefois une autre façon de procéder : l’acheteur peut lui-même créer une de ses adresses électroniques SIRENacheteur_TraitemenntCSP, et en confier la gestion à son Centre de Services Partagés. Ainsi, c’est l’Acheteur qui définit et reste maître de ses adresses électroniques, et peut le cas échéant changer de tiers sans changer ses adresses, et faire appel à des tiers basés en UE (obligation de ne pas divulguer les données en dehors de l’UE), mais pas forcément assujettis en France.

Enfin, dans le cadre de l’interopérabilité en réseau, il est possible de transmettre des factures et des statuts à des tiers (au-delà de l’acheteur), par exemple à un affactureur. Là encore, il faut des adresses électroniques dédiées et la forme SIRENaffactureur_Lesfacturesaffacturees est aussi une façon pour l’Affactureur de distinguer ses propres factures d’achat des factures qu’il refinance.

VIII    Pour conclure

Les entreprises doivent définir une ou plusieurs adresses électroniques de réception de factures, à renseigner dans l’Annuaire.

Les entreprises doivent utiliser l’annuaire pour connaitre les adresses électroniques de leurs destinataires, la clé SIREN permettant de remonter les adresses possibles.

L’utilisation de la maille SIRET a du sens surtout si la gestion des factures et la transaction commerciale sous-jacente, y compris la livraison, s’organisent au niveau de chaque établissement.

Le fait de contraindre le CODE_ROUTAGE à être attaché à un SIRET en limite la capacité à être un canal transverse à l’entreprise.

Ceci conduit à privilégier les adresses électroniques de la forme SIREN_SUFFIXE, à créer en nombre limité uniquement pour distinguer des canaux de réception de factures, à confier potentiellement à des PDP / PPF différents, et à brancher sur des processus de traitements spécifiques quand c’est nécessaire.

Les adresses électroniques de réception de factures n’ont pas pour objet d’organiser la circulation des factures au sein des entreprises pour leurs traitements (d’autres données sont là pour cela), mais juste d’atteindre la bonne porte d’entrée dans l’entreprise.

En effet, les circuits de traitement et de validation concernent avant tout l’organisation des entreprises. Les clés communes permettant ce paramétrage interne sont des références bien connues et dont les entreprises ont l’habitude : un numéro de bon de commande, un numéro de bon de vente, un numéro de contrat, un bon de livraison, un numéro d’unité de gestion (Business Unit), un identifiant d‘objet facturé (numéro de compteur, plaque d’immatriculation, n° de téléphone …), … Elles ont toutes une place dans le modèle sémantique européen EN16931 sur lequel les formats du socle minimum de la réforme s’appuient.

Chaque chose à sa place, pour son utilité, et l’intérêt collectif sera servi.